ANÁLISIS DOFA
1.
Es posible evitar la duplicidad de documentos a través de la implementación de una
herramienta para la automatización del sistema de gestión documental en el
Centro de Investigaciones Oceanográficas e Hidrográficas del Caribe perteneciente a la Dirección General
Marítima.
2.
Preparación Matriz DOFA.
DEBILIDADES:
Falta tener control de la documentación por áreas.
OPORTUNIDADES:
Tablas de retención documental actualizadas
FORTALEZA:
Se cumple con los programas de gestión documental
AMENAZA:
No existe sistematización de documentos
DEBILIDADES:
·
No
hay un sistema codificado para cada sección de la Unidad, por lo tanto se
debe realizar manualmente a través de un libro de registros.
·
No
se cuenta con archivadores adecuados para la colocación del archivo de
gestión.
|
OPORTUNIDADES:
·
El
personal a cargo de la gestión documental de cada área es muy responsable y
se auto capacita siempre.
·
Cuenta
con tablas de retención documental
actualizadas, permitiendo organización
en la documentación.
|
FORTALEZAS:
·
Los programas de Gestión Documental,
se cumplen correctamente.
·
Se aplica la normatividad en los
documentos según el Sistema de Gestión de Calidad.
|
AMENAZAS:
·
No
existe sistematización de documentos de gran valor histórico y puede ocurrir
algún incidente y perderse la
documentación definitivamente.
·
Los
equipos de computación, muebles, enseres, materiales y elementos de archivo no
son adecuados desempeñar bien la función archivística.
|
MATRIZ
DE ESTRATEGIAS
DO :
· Crear una modelo de codificación a
través de una numeración específica y así saber a qué área corresponde cada uno
de los documentos proyectados en el Centro.
· Solicitar dentro del anteproyecto de
inversión para el año 2016 presupuesto para la adquisición de muebles para
archivos.
· Realizar convenios con instituciones
educativas como el SENA para realizar capacitaciones a administrativos y así
mejorar el funcionamiento del área de archivo
DA:
· Creación de un aplicativo web que agilice y facilite la
elaboración y seguimiento en línea de la documentación generada en el Centro.
·
Crear
un comité de archivo respectivo con su reglamento y funciones.
FO:
·
Capacitar al personal para que logre de manera
eficaz y eficiente la implementación del manual de procedimientos y procesos de
la gestión documental.
· Involucrar el sistema de gestión documental en los
procesos de recertificación de la DIMAR con base en MECI y la norma NTCGP1000),
con el fin de definir los procesos, procedimientos y reglamento de archivos.
FA
· Incentivar la participación de los funcionarios en
las capacitaciones de manera que propongan mejoras en la definición de
procedimientos y procesos archivísticos del Centro.
INDICADORES:
1.
Organización y clasificación
2.
Administración y control
3.
Capacitación
4.
Recepción
5.
Distribución
·
Disposición final.
