ANALISIS DOFA

ANÁLISIS DOFA

 

1. Es posible evitar la duplicidad de documentos a través de la implementación de una herramienta para la automatización del sistema de gestión documental en el Centro de Investigaciones Oceanográficas e Hidrográficas del Caribe  perteneciente a la Dirección General Marítima.

2. Preparación Matriz DOFA.

DEBILIDADES: Falta tener control de la documentación por áreas.

OPORTUNIDADES: Tablas de retención documental actualizadas

FORTALEZA: Se cumple con los programas de gestión documental

AMENAZA: No existe sistematización de documentos

DEBILIDADES: ·  No hay un sistema codificado para cada sección de la Unidad, por lo tanto se debe realizar manualmente a través de un libro de registros. ·  No se cuenta con archivadores adecuados para la colocación del archivo de gestión.	OPORTUNIDADES: · El personal a cargo de la gestión documental de cada área es muy responsable y se auto capacita siempre. · Cuenta con tablas de retención documental  actualizadas, permitiendo  organización en la documentación.
FORTALEZAS: · Los programas de Gestión Documental, se cumplen correctamente. ·  Se aplica la normatividad en los documentos según el Sistema de Gestión de Calidad.	AMENAZAS: ·  No existe sistematización de documentos de gran valor histórico y puede ocurrir algún incidente y perderse  la documentación definitivamente. · Los equipos de computación, muebles, enseres, materiales y elementos de archivo no son adecuados desempeñar bien la función archivística.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

DO :

·      Crear una modelo de codificación a través de una numeración específica y así saber a qué área corresponde cada uno de los documentos proyectados en el Centro.

·   Solicitar dentro del anteproyecto de inversión para el año 2016 presupuesto para la adquisición de muebles para archivos.

·   Realizar convenios con instituciones educativas como el SENA para realizar capacitaciones a administrativos y así mejorar el funcionamiento del área de archivo

DA:

·      Creación  de un aplicativo web que agilice y facilite la elaboración y seguimiento en línea de la documentación generada en el Centro.

·      Crear un comité de archivo respectivo con su reglamento y funciones.

FO:

·           Capacitar al personal para que logre de manera eficaz y eficiente la implementación del manual de procedimientos y procesos de la gestión documental.

·       Involucrar el sistema de gestión documental en los procesos de recertificación de la DIMAR con base en MECI y la norma NTCGP1000), con el fin de definir los procesos, procedimientos y reglamento de archivos.

FA

·      Incentivar la participación de los funcionarios en las capacitaciones de manera que propongan mejoras en la definición de procedimientos y procesos archivísticos del Centro.

INDICADORES:

1.    Organización y clasificación

2.    Administración y control

3.    Capacitación

4.    Recepción

5.    Distribución

·  Disposición final.